En tant que consultante RH et stratège en développement des organisations, chaque début d’année me rappelle l’impact significatif d’une rencontre annuelle bien pensée. Cette réunion, souvent appelée kick-off annuel ou kick-off d’année, se présente comme une opportunité stratégique, un moment pivot où les fondations pour une année réussie sont posées.
Au fil des expériences, j’ai collaboré et assisté à diverses formes de rencontres annuelles, de la petite organisation à la grande entreprise, d’une première édition à la tradition. J’ai expérimenté des approches participatives, des célébrations décontractées et des réunions formelles. Un fil conducteur demeure : l’importance de commencer l’année positivement avec une vision commune.
Il n’y a pas de recette universelle ni de formule parfaite qui garantit des résultats sur la productivité et la mobilisation des équipes. Mais j’ai été témoin d’une chose, cette initiative de la part de la direction est toujours bien accueillie par les employés et les réactions positives vous surprendront.
Qu’est-ce qu’un kick-off d’année?
Le kick-off, c’est le « coup d’envoi » de l’année et c’est bien plus qu’une simple réunion. C’est un moment stratégique où toute l’équipe se réunit pour aligner ses objectifs, se motiver et renforcer la cohésion. C’est une opportunité de créer un momentum positif pour l’année à venir.
Le kick-off annuel est une pratique en laquelle je crois fondamentalement, pour son apport non seulement significatif pour la culture organisationnelle, mais surtout pour sa capacité à générer des bénéfices.
C’est pourquoi je vous propose 10 raisons pour lesquelles il serait judicieux de considérer l’implantation de cette pratique au sein de votre organisation !
1. Alignement stratégique : pour être tous dans la même aventure.
J’avais 19 ans lorsqu’on m’a transmis un principe de gestion auquel je me réfère encore. On m’a dit « Emilie, si tu veux conduire ton équipe quelque part, et que tu ne fournis que le lieu, sans le pourquoi, sans l’adresse, la date, l’heure, et sans t’assurer que tous ont le chemin pour s’y rendre, il y a peu de chance que vous vous rencontriez tous au même endroit en même temps. »
Vous saisissez l’idée? Communiquer simplement les objectifs à ses équipes ne suffit pas. Plus on les implique dans la manière d’y parvenir et qu’on s’assure que tout le monde embarque, meilleurs sont les résultats.
L’idée : partager une vision claire, en mettant en lumière les contributions de chaque grand groupe d’acteurs, que ce soit par départements, par niveaux opérationnels, par projets ou autres segments selon le contexte et la structure de l’organisation.
En ciblant les informations essentielles à partager, votre équipe débutera l’année avec un cap précis et le sentiment de faire partie d’un tout, ce qui stimule la collaboration et renforce la cohésion.
2. Motivation et engagement : pour démarrer l’année en partageant une énergie positive.
Les discours inspirants peuvent influencer, mais ne suffisent pas à générer un engagement authentique envers la mission, la vision et les objectifs de l’organisation.
Pour réellement captiver vos équipes, misez sur la reconnaissance.
Prendre un moment pour reconnaître les efforts et les succès de l’année terminée favorisera l’ouverture et l’accueil des objectifs et projets à venir. En d’autres mots, on se félicite pour repartir crinqué !
Il y a plusieurs façons d’injecter une dose d’énergie positive qui se maintiendra bien après la rencontre. Il suffit de trouver celles qui s’adaptent bien au contexte de votre organisation.
3. Communication transparente des résultats : pour favoriser le sentiment de considération.
J’entends souvent la question : est-ce qu’on doit présenter les chiffres aux employés ?
Je ne serais pas à l’aise d’émettre des recommandations sans prendre en compte le contexte global de l’organisation. Mais selon moi, bon nombre d’organisations gagneraient à développer des pratiques de communication des résultats plus transparentes. La clé : une sélection judicieuse d’indicateurs, présentés de manière éclairante. L’impact ? Des employés qui se sentent impliqués, considérés, et qui perçoivent de la part de leur employeur une marque de confiance.
4. Souligner les succès de nous joueurs clés : pour reconnaître et inspirer.
Au sein de toute organisation, il existe des individus dont l’engagement et la contribution exceptionnelle ont eu un gros impact sur les succès de l’année. Le kick-off d’année offre une vitrine idéale pour mettre en lumière ces joueurs clés et exprimer une reconnaissance sincère envers leur dévouement.
En identifiant et en soulignant les bons coups des employés, la direction renforce non seulement leur motivation personnelle, mais inspire également d’autres joueurs à démarrer l’année avec le sentiment que leurs efforts seront vus et appréciés.
5. Renforcer la collaboration : pour créer des liens entre les fonctions.
Que votre équipe soit composée de quelques membres ou de centaines, le kick-off annuel est un moment crucial pour créer des liens durables. C’est une bonne occasion pour favoriser les collaborations.
Que ce soit en encourageant la participation en présentiel, ou en intégrant des activités ludiques, ce moment privilégié permet d’établir des liens avec des collègues moins fréquemment rencontrés au cours de l’année.
C’est une occasion en or de stimuler la collaboration interdépartementale et de permettre aux équipes de mieux comprendre leurs différentes réalités.
6. Présentation des nouveaux projets : pour susciter l’enthousiasme envers l’organisation.
Vos murs ont possiblement déjà entendu la phrase suivante : « pourquoi n’est-on pas au courant de ce projet-là ? » ou bien « ce serait le fun d’être au courant du projet X ».
Voilà une belle occasion de prendre un moment pour montrer aux employés qu’ils font tous partie d’une même organisation et qu’ils méritent d’être informés des projets et des développements en cours. Permettez-leur de ressentir de l’enthousiasme envers ces initiatives, même s’ils ne sont pas directement impliqués. De plus, cela pourrait être une opportunité de valoriser les collaborateurs en leur permettant de faire une courte présentation d’un sujet lié à leur projet. Une manière de favoriser la reconnaissance et de renforcer le sentiment d’appartenance à une équipe dynamique !
7. Inclure des rappels : pour repartir sur la même longueur d’onde.
Le département des RH aimerait davantage de participation aux sondages aux employés ?
Le programme de référencement est de moins en moins populaire ?
Le responsable de la paie s’exaspère des rappels nécessaires à obtenir les feuilles de présence dans les délais escomptés ?
Le kick-off d’année, c’est une belle occasion pour diffuser des messages et faire des rappels amicaux en atteignant l’ensemble de l’équipe. C’est justement le moment propice pour se lancer des défis collectivement en vue d’une meilleure participation ou collaboration pour la nouvelle année.
8. Présenter les changements dans la structure : pour promouvoir la croissance et les opportunités.
Au kick-off d’année, c’est le moment propice pour éclairer les employés sur les mouvements internes qui se sont déroulés au cours de la dernière année.
L’organisation a vécu des promotions, des créations de postes, une croissance significative ou des modifications dans la configuration des effectifs ?
Les membres de l’organisation désireront faire un retour sur ces changements. En d’autres mots, débuter l’année avec une vision claire de qui-fait-quoi et qui-est-rendu-où dans l’organisation leur sera utile pour partir l’année sans confusion.
Mais le réel bénéfice de souligner les promotions et les mutations internes de la dernière année, est de démontrer la valeur accordée à la croissance et au développement des individus au sein de l’entreprise.
Point bonus si vous avez l’occasion de présenter les ouvertures de postes pour l’année à venir !
9. Vulnérabilité partagée : pour favoriser une culture d’authenticité et d’apprentissage.
Le kick-off d’année est une excellente opportunité pour présenter les moments forts tout comme les défis et les échecs de la direction avec l’ensemble de l’organisation. En se montrant transparents et vulnérables, les leaders jouent un rôle essentiel dans la promotion d’une culture d’acceptation de l’erreur et d’apprentissage en continu.
Cultiver l’authenticité des gestionnaires et directeurs renforce le sentiment d’accessibilité et de proximité perçu par les employés, contribuant ainsi à réduire l’écart de communication et de compréhension entre les employés et la direction.
10. Intégrer des activités interactives : pour débuter l’année dans le plaisir.
L’année s’est terminée par une période intense de travail ? Ou à l’inverse, avez-vous senti que le climat s’est éteint à la veille des vacances ?
Profitez du kick-off pour partir l’année dans le plaisir. Cet événement peut devenir beaucoup plus que des discours et des présentations formelles. Intégrer des activités interactives est une façon dynamique de créer des liens entre tous les membres de l’organisation et stimuler l’énergie positive. Que ce soit à travers des ateliers collaboratifs ou des défis ludiques, l’objectif est de favoriser l’interaction entre les membres de l’organisation. Vos équipes sont en télétravail ? Osez les applications telles que Kahoot ou Wooclap pour une activité interactive énergisante. Un succès à tout coup !
En permettant aux employés de s’engager de manière ludique, le kick-off devient un événement mémorable qu’ils anticipent pour l’année suivante.
Maintenant que vous êtes convaincus qu’un kick-off en début d’année en vaut la peine, voici 4 conseils rapides pour que l’événement ait l’effet escompté.
1. Premier arrêt : identifier les objectifs d’une telle rencontre.
Parmi les éléments cités ci-haut, qu’est-ce qui est prioritaire pour votre contexte organisationnel ? Que voulez-vous atteindre ou favoriser avec une telle rencontre ?
On peut facilement se perdre dans les mille et un éléments qu’il est possible d’intégrer dans une telle rencontre. Commencez par identifier les objectifs pour ensuite y lier le contenu et les activités qui y répondent.
2. S’assurer que le fond et la forme sont cohérents avec la culture de l’entreprise.
C’est une bonne occasion de se référer aux valeurs et à la culture de l’entreprise. La rencontre annuelle doit se montrer cohérente avec l’expérience employé vécue au sein de l’organisation. Et pour celles qui ont travaillé leur marque employeur et leur marketing RH, c’est un très bon moment d’en faire usage !
3. Se mettre dans la peau des employés. Connaissez-vous l’expression “What’s in it for them”?
Parler de la croissance de l’organisation et des résultats, c’est parfait. Mais pensez équilibre. Pour qu’un kick-off ait un effet positif sur l’engagement et la motivation des employés, il faut présenter un volume intéressant de contenu qui anime et touche les valeurs personnelles de l’équipe. La reconnaissance, l’impact social ou environnemental, la création de valeurs sont des pistes intéressantes à explorer lors d’un kick-off.
4.Choisir l’authenticité et la proximité.
Vous avez identifié des valeurs organisationnelles et vous vous attendez à ce qu’elles soient partagées par les employés. Il faut nécessairement que ce soit dans les deux sens. Le kick-off ne sert pas qu’à promouvoir le succès de l’entreprise, sa croissance ou son image de marque. Elle ne doit pas non plus aller dans la séduction extrême ou la reconnaissance non ressentie. Évitez ces pièges et restez cohérent avec vous-mêmes.
Conseil bonus : prendre le pouls à la fin de la rencontre.
Envoyer un sondage de satisfaction à la fin de la rencontre permettra de recueillir de l’information pertinente en vue d’améliorer la prochaine édition !
En conclusion, le kick-off annuel est une pratique efficace, si elle est bien préparée.
Le kick-off annuel, ce n’est pas une simple formalité. C’est un événement stratégique qui peut propulser vos équipes en direction d’une année fructueuse.
En vous inspirant de ces 10 raisons ainsi que de ces 4 conseils, vous avez le potentiel de générer le début d’une transformation significative au sein de votre culture d’entreprise. Cette approche influencera positivement la communication interne et la mobilisation de vos coéquipiers, contribuant ainsi à renforcer la cohésion des équipes et à stimuler la productivité.
Envie de vous lancer ? Il n’est pas trop tard de partir le projet pour cette année ! Le premier événement n’a pas à être très complexe et certains kick-off ont lieu en février, l’important c’est d’initier la première édition et d’accepter de s’améliorer à travers les années !
Un brainstorm pourrait vous aider à démarrer votre réflexion ? Je vous offre de le faire avec vous via une consultation gratuite d’une heure.
